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1. Ausreichend Zeit für eine gute Zielerreichung planen

An dieser Stelle möchte ich das, meiner Erfahrung nach, häufigste Dilemma des Themas Besprechungskultur und -qualität ansprechen: Es besteht darin, ein gutes Ergebnis in einem unzureichenden Zeitrahmen erreichen zu wollen.

In meinem Austausch mit Kunden erfahre ich immer wieder, dass das Zeitbudget und die Themen bereits feststehen, bevor die eigentlichen Ziele und der Weg zur Zielerreichung definiert und festgelegt werden. Haben Sie versucht, einmal anders herum an die Sache heranzugehen – also Ziel vor Zeit? Es könnte sich lohnen, denn zu knappe Zeitbudgets gehören zu den häufigsten und zugleich vermeidbarsten Ursachen dafür, dass Meetingziele nicht in angestrebter Qualität erreicht werden. 

Erfolgsversprechender ist es, die bereits vorab beschriebene Reihenfolge einzuhalten.

• Prüfen Sie also die Relevanz und formulieren Sie die ganz konkreten Ziele aus,
• legen Sie dann fest, in welchen Schritten mit welcher Methodik diese erreicht werden sollen, 
• bestimmen Sie dann die dazu notwendigen Teilnehmer und 
• definieren Sie dann erst das notwendige Zeitbudget!  

Greifen Sie bei der Einschätzung der Zeit auf die momentan vorhandenen Erfahrungswerte zurück (ihre eigenen und die anderer). Lassen Sie Ihre Erfahrungswerte im Weiteren anwachsen, indem Sie nach Meetings grundsätzlich reflektieren, wie passend das Zeitbudget war, wo es Verzögerungen gab, ob mit diesen immer wieder zu rechnen ist, welche Spielregeln bzw. alternatives methodisches Vorgehen helfen können. Akzeptieren Sie bei Ihrer Zeitplanung den Irrtum und bauen Sie ausreichend Zeitpuffer für Unvorhergesehenes ein.

Wenn ich zu wenig Zeit für eine zielorientierte Bearbeitung eines Themas zur Verfügung stelle, kann dies dazu führen, dass ich am Ende mehr Zeit und Ressourcen aufwenden oder ein zweites Meeting ansetzen muss.

Dieser Artikel ist Teil der Serie Die 6 Erfolgsfaktoren guter Meetings. 
Zum Überblick geht’s hier.

Jürgen Bohl
Trainer, Berater, Coach, Moderator

1. Die passende Methodik zur Zielerreichung wählen

„Was?“ und „Wie?“ sind zentrale Fragen, wenn es gilt, den Weg zum Ziel festzulegen. Was will ich in den einzelnen Arbeitsschritten auf dem Weg zum Ziel erreichen und wie (mit welcher Methodik und Arbeitsform) werden wir vorgehen? Oft stellt der Blick auf Etappen und Etappenziele eine Herausforderung dar, weil die „richtige“ Vorgehensweise nicht von Anfang an ersichtlich ist.

Um z.B. die Arbeit im Projekt zu optimieren, kann ich die Beteiligten direkt nach Verbesserungsvorschlägen fragen. Ich kann aber auch den Status Quo reflektieren, beleuchten, was gut läuft, um dann Optimierungsbedarfe herauszuarbeiten, diese ggf. zu priorisieren und dann konkrete nächste Schritte festzulegen.

Sowohl der kurze als auch der lange Weg, sowie Mittelwege, können erfolgreich sein. Es geht darum, zu bedenken, wann die richtig guten Ideen und Beiträge entstehen: Passt die Methodik nicht zu den Meetingzielen, laufe ich Gefahr, dass in der knapp bemessenen Zeit nur erste, bereits vorhandene Ideen genannt werden. Die richtig guten Ideen („Was wir eigentlich tun müssten …“) werden oft erst nach dem Meeting klar und finden möglicherweise gar keinen Raum. Wenn die Methodik jedoch passend gewählt ist, gibt es genug Zeit und Schleifen, um die offensichtlichen Optimierungsvorschläge von den richtig guten zu selektieren.

Ein Kunde, der in seiner Organisation unter anderem wegen der Qualität seiner Meetings und Workshops geschätzt wird, sagte zu mir: „Natürlich könnte ich sagen: Wenn ich wissen will, wie ein Projekt besser werden kann, dann frage ich direkt danach. Teilweise hilft das auch. Doch die Erfahrung hat mich gelehrt, dass ich manchmal mehr Zeit investieren muss – dass es noch etwas vorweg braucht.“ Und er ergänzte seine Aussage mit folgendem Bild: „Der Springreiter stellt normalerweise sein Pferd nicht vor das Hindernis und sagt: Spring jetzt! Die beiden nehmen Anlauf, legen zwischen den Hindernissen immer einen gewissen Weg in einem gewissen Tempo zurück, bevor das Hindernis gemeinsam überwunden wird. Dabei bringen beide ihre speziellen Kompetenzen ein und lassen diese zusammenwirken. Und am Ende gibt es ein Ergebnis.“ 

Folgende Fragen helfen Ihnen, die richtige Methodik und den richtigen Weg zu bestimmen:

• In welchen Schritten, auf welchem Weg, werden wir die Meetingziele erreichen? (Regelmeetings: hier ist oft der kurze Weg ausreichend)
• Welches Vorgehen/welche Methodik ist zwar Teil unserer Besprechungskultur, ist aber häufig nicht wirklich zielführend?
• Welche Methoden und Arbeitsformen möchte ich (stattdessen) einsetzen/ausprobieren, damit wir möglicherweise effektiver und effizienter arbeiten?
  Welche Spielregeln bzw. Vereinbarungen helfen uns, hier gut zusammenzuarbeiten?

… und im laufenden Prozess (und dies gerne schon vorab einkalkulieren):

• Wann interveniere ich, verlangsame oder beschleunige ich, gebe ggf. eine neue Richtung vor (und wie)? 
• Wann lasse ich ggf. Diskussionen, Verzögerungen und Störungen zu?

• Die „richtigen“ Teilnehmer mit Blick aufs Ziel einladen

Eine Stellschraube mit „Quick Win-Potential“, an der ich mit meinen Kunden meist schon früh im Veränderungsprozess drehe, ist der Auswahlprozess der Teilnehmer eines Meetings. Dabei gilt: Wählen Sie die Teilnehmer immer nach dem Ziel des Meetings aus, nie nach dem Thema. Die Tatsache, dass jemand „mit dem Thema oder dem Projekt zu tun hat“ sollte nie der einzige Grund sein, diese Person zum Meeting einzuladen.

Unmittelbarer Effekt ist: 

1. Die Teilnehmerrunden werden meist kleiner, aber „schlagkräftiger“ und arbeitsfähiger.
2. Die Meetingzeit verkürzt sich oft und die Ergebnisse können besser werden.
3. Diejenigen, die dieses Mal nicht eingeladen werden, können in dieser Zeit andere wertvolle Beiträge für die Organisation leisten.

Prüfen Sie also:

• Wer muss dabei sein, damit das Ziel überhaupt erreichbar ist? 
• Wie lautet der genaue Auftrag an die Teilnehmer in diesem Meeting? 
  Ideen liefern, Wissen/Erfahrungen teilen, Handlungsempfehlungen formulieren, Entscheidungen treffen?
• Wer soll noch dabei sein? Beispielsweise Personen, die Qualität hinzufügen können 
  (weitere Ideen, Erfahrungen, andere Blickwinkel). 

Dass manchmal (aus rein politischen Gründen) auch Teilnehmer hinzugeladen werden müssen, die nicht in dieses Schema passen, ist eine Tatsache – um gute Meetingergebnisse zu erzielen, versuchen Sie nach Möglichkeit, dies zu vermeiden.

Dieser Artikel ist Teil der Serie Die 6 Erfolgsfaktoren guter Meetings. 
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Jürgen Bohl
Trainer, Berater, Coach, Moderator

1. Klare Ziele setzen, die kommuniziert und konsequent verfolgt werden

„Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind der richtige“, 

wusste schon Seneca – vermutlich, ohne an einem Meeting teilgenommen zu haben.

In Gesprächen höre ich immer wieder: „Das Hauptproblem ist, dass meine Teilnehmer im Meeting nicht zielorientiert arbeiten!“ Auf meine Rückfrage, was denn das Ziel gewesen sei, antworten mir meine Gesprächspartner: „Unser neues Projekt XY.“ Das Problem dabei: „Projekt XY“ ist kein klares Ziel, es ist ein Thema. Auch nicht wesentlich klarer wäre: „Optimierung des Projekts XY“.

Die Zielformulierung „Am Ende des Meetings haben wir herausgearbeitet, was im Projekt gut läuft, wo es Optimierungsbedarf gibt und haben erste konkrete Schritte dazu vereinbart“, gibt den Teilnehmern deutlich mehr Klarheit, um zielorientiert arbeiten zu können.

Dieses ausformulierte Meetingziel mag Ihnen als Vorlage dienen, um zu prüfen, wieviel Orientierung die von Ihnen selbst formulierten und kommunizierten Meetingziele Ihren Teilnehmern bieten. Aber auch, wieviel Orientierung Ihnen Einladungen anderer bieten.

Wenn nach Thema statt nach Ziel geplant und besprochen wird, darf es nicht überraschen, wenn im Prozess die Zielorientierung fehlt oder die Zeit nicht reicht. Um dies in Ihren Meetings zu vermeiden, stellen Sie sich folgende Fragen:

• Wozu genau möchte ich dieses Meeting ansetzen?
• Was soll nachher anders/besser sein – für die Teilnehmer, für mich, für die Organisation, für andere? … und wieso genau?
• Welche konkreten Ziele ergeben sich daraus?
• Wie kann ich diese gut formulieren und kommunizieren?

Das Ziel/die Ziele eines Meetings bestimmen alle weiteren Schritte in der Planung und Durchführung!

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Jürgen Bohl
Trainer, Berater, Coach, Moderator

1. Reflexion und Feedback

Reflexion und qualifiziertes Feedback hinsichtlich der Zielerreichung, des Ergebnisses und der Art und Weise, wie das Meetingziel erreicht wurde, sind wesentliche Elemente eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Folgende Parameter sind dabei zu betrachten:

• der/ die MeetingleiterIn, 
• die TeilnehmerInnen, 
• der gesamte Prozess („Wie wurden die Ziele erreicht?“),
• die erzielten Ergebnisse des Meetings und 
• die Besprechungskultur an sich.

Dazu gehört die Bereitschaft, Raum zu schaffen – auch für möglicherweise unangenehmes Feedback. Es benötigt das Vertrauen, dass dieses Feedback und mögliche Verbesserungsvorschläge wertschätzend angehört werden.

Mein Tipp

Fragen sie nicht einfach nach Feedback, z.B. „Wie fanden sie es heute?“ Es braucht eine Struktur, in der das Feedback gegeben wird. Diese sollte ausreichend konkret, jedoch nicht zu komplex sein. 

Folgende Strukturen können helfen:

• „Wie zufrieden sind Sie mit dem Ergebnis und mit dem Prozess, also der Art und Weise, wie wir hier gearbeitet und uns besprochen haben.“

Von Fall zu Fall erweitere ich diese Feedbackstruktur noch um eine weitere Frage: 

„Haben unsere Spielregen funktioniert? Auf welche wollen wir beim nächsten Mal besonders achten? Brauchen wir eine zusätzliche Spielregel?“

• Das waren neue Impulse/Ideen für mich: …
• Das hat sich für mich bestätigt: …
• Das konkret werde ich beim nächsten Mal anders machen: …

Anmerkung: Diese Feedbackstruktur ist Teil der Unternehmenskultur eines mir bekannten Lebensmitteleinzelhandelsunternehmens mit über 200 Märkten. Ich habe dieses Vorgehen als absolut wertvoll kennengelernt.

Auch dieser mit den Teilnehmern gemeinsam gegangene Reflexionsschritt ist ein gewichtiger Baustein und wertvoller Beitrag für Ihren kontinuierlicher Verbesserungsprozess auch im Bereich Ihrer Besprechungskultur. Führen Sie dies konsequent durch. Auch wenn einige Teilnehmer dabei zunächst die Stirn runzeln werden, so legt sich dies meiner Erfahrung nach sehr bald.

Abschließend: Natürlich gibt es auch Besprechungen, z.B. im Rahmen einer „Regelkommunikation“, bei denen einige der vorgenannten Aspekte und Tipps „überdimensioniert“ und als nicht notwendig erscheinen. 

Und doch empfehle ich Ihnen: Prüfen Sie sorgfältig, bevor Sie einen der vorgenannten Erfolgsfaktoren für ein bestimmtes Meeting als nicht notwendig oder hilfreich erachten, bevor Sie diesen verwerfen.

Ich wünsche Ihnen viel Freude mit Ihren erfolgreichen Meetings.

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Jürgen Bohl
Trainer, Berater, Coach, Moderator

Im Blog Gute (virtuelle) Meetings durchführen habe ich Ihnen bereits zehn konkrete Tipps für Ihre virtuellen Meetings gegeben – insbesondere mit Blick auf die besonderen Herausforderungen der digitalen Zusammenarbeit. 

In diesem Blog geht es um die generellen Grundlagen guter Meetings, unabhängig davon, ob sie im virtuellen Raum oder präsent durchgeführt werden. Sie werden dabei Bestätigung, Impulse und Anregungen finden, die Ihnen zu noch besseren Meetings verhelfen sollen.

Wenn etwas nicht direkt beim ersten Anlauf funktioniert und Ihren Vorstellungen entspricht, haben Sie etwas Geduld und nutzen Sie die Erfahrung, um das nächste Meeting noch besser zu gestalten. Oft muss der neue Ansatz nur etwas modifiziert oder die zugehörige Kommunikation angepasst werden. Bedenken und kommunizieren Sie, dass es nicht die alleinige Aufgabe des Leiters eines Meetings ist, dieses zielorientiert, effizient und effektiv durchzuführen. Es ist professionelles Gebot für alle Beteiligten, hier Verantwortung zu übernehmen.

Wesentliche Grundlagen und Erfolgsfaktoren

Die Erfolgsfaktoren guter Meetings sind im Großen und Ganzen bei virtuellen Meetings dieselben wie bei Präsenzmeetings. Wenn Sie die folgenden Punkte beachten, steht erfolgreichen und effizienten Besprechungen nichts mehr im Wege:

1. Die Relevanz klären (für die Organisation, die Teilnehmer, Stakeholder)
2. Klare Ziele setzen, die kommuniziert und konsequent verfolgt werden
3. Die passende Methodik zur Zielerreichung wählen
4. Die „richtigen“ Teilnehmer mit Blick aufs Ziel einladen
5. Ausreichend Zeit für eine gute Zielerreichung planen
6. Reflexion und Feedback

Reflexionsaufgabe

Sie haben die 6 Erfolgsfaktoren guter Meetings gelesen?

Dann nutzen Sie folgende Struktur, um möglichst viel für Ihre eigenen Meetings mitzunehmen:

Mit Blick auf meine/unsere Meetings …

• Das waren neue Impulse/Ideen für mich: …
• Das hat sich für mich bestätigt: …

Das konkret werde ich beim nächsten Mal anders machen: …

1. Die Relevanz klären (für die Organisation, die Teilnehmer, Stakeholder)

Manchmal sind die besten Meetings die, die nicht stattfinden.

Verstehen Sie mich nicht falsch: Meetings sind zentrale, unverzichtbare Elemente der Kooperation und der Kommunikation – wenn sie sinnvoll angesetzt und durchgeführt werden.

Ich erlebe im Zuge meiner Arbeit an der Besprechungskultur von Organisationen nicht selten, dass man sich trifft, obwohl es nicht wirklich etwas zu besprechen gibt, zumindest nicht in großer Runde, und es auch sonst keinen guten Grund für ein Treffen gibt. Auch bei auftauchenden Fragen, Hindernissen oder Störungen im Tagesgeschäft oder in Projekten wird fast reflexartig entschieden: Wir brauchen ein weiteres Meeting!

Bedenkt man, welche Beiträge die Teilnehmer in dieser Zeit stattdessen für die Organisation leisten könnten, wird die bedeutende Investition, die Besprechungszeit darstellt, schnell deutlich.

Daher lohnt es sich, den Blick darauf zu richten, wie und für wen Thema und Meeting überhaupt relevant sind:

• Warum wollen wir das Thema besprechen und daran arbeiten?
• Wie relevant ist es, dass wir es besprechen?
• Welche Bedeutung hat dieses Meeting für die anstehenden Aufgaben?

Und umgekehrt:

• Was wäre die Folge, wenn wir dieses Thema nicht in einem Meeting bearbeiten?
• Wie schlimm wäre es, wenn wir dieses Thema überhaupt nicht bearbeiten?
• In welchem Kontext ist es zu sehen?
• Wie zahlen das Meeting und seine angestrebten Ergebnisse auf Ziele und Aufgaben 
  … der Organisation, 
  … der Mitarbeitenden
  … der angedachten TeilnehmerInnen ein? 
  („Was hat das mit uns bzw. mit mir zu tun?“)
• Wer ist noch davon betroffen (nach innen und nach außen)?
• Wie ist die Relevanz mit Blick auf die Leitsätze und die Strategie der Organisation zu beurteilen? Gibt es da eine Widersprüchlichkeit? Wenn ja, was folgt daraus?

Ist dann sicher, dass ein Meeting sinnvoll ist, gilt es, die Ziele noch weiter zu konkretisieren und auszufomulieren.

Dieser Artikel ist Teil der Serie Die 6 Erfolgsfaktoren guter Meetings. 

Jürgen Bohl
Trainer, Berater, Coach, Moderator