Minecraft – Donuts produzieren, um Kanban zu verstehen

Kanban ist eine Methode aus dem agilen Projektmanagement, die Unternehmen unterstützt, Engpässe im eigenen Arbeitsablauf zu erkennen und den Durchfluss von Aufgaben im System kontinuierlich zu optimieren.
Wie das auch virtuell anschaulich und erlebbar wird, zeigte uns Yvonne Ietia, Trainerin bei unserem Kooperationspartner Heupel Consultants, in einem vierstündigen Minecraft-Workshop.

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„Ihr dürft Kanban erleben, bevor ich euch erkläre, warum es funktioniert hat.”

Yvonne Ietia, Heupel Consultants

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Mit dieser selbstsicheren Aussage leitet Yvonne die professionelle Schulung mit spielerischem Konzept ein: agiles Projektmanagement in Minecraft.

Mithilfe des Games sollen wir die Grundprinzipien und Praktiken von Kanban verstehen und sogar selbst erleben.

Bevor es losgehen kann, gibt es einen kurzen Technik-Check und zwanzig Minuten Zeit, um uns mit der Steuerung in Minecraft vertraut zu machen. Unter Yvonnes Video-Anleitung bauen wir ein Häuschen.

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Donut-Produktion auf Zeit

Dann geht es los: Zu acht sitzen wir vor unseren Bildschirmen im Home-Office – jeder gewappnet mit seinem Handy – und treffen uns mit Yvonne in Zoom. Sie teilt uns in zwei 4er-Teams auf und leitet uns an, ihr in Minecraft in die Welt der Donut-Produktion zu folgen:

Es gibt zwei Runden, in denen wir im Team so schnell wie möglich Donuts glasieren sollen. Wir haben jeweils nur drei Minuten Zeit und sollen mehr auf Quantität als auf Qualität achten.

Mit einem Link zu Miro können wir parallel am PC auf ein vorbereitetes Kanban-Board zugreifen, um die jeweilige Aufgabe im Team weiterzugeben.

Ablauf und Regeln

Wir bekommen verschiedene Teile des Donuts zugewiesen, die wir glasieren sollen – ich muss nur zwei, andere im Team sechs Steine mit pinkfarbener Glasur überziehen.

Die anderen Teammitglieder dürfen erst mit ihren Aufgaben weitermachen, wenn der/die Vorgänger*in fertig ist. Außerdem darf nur eine Person gleichzeitig an einem Donut arbeiten.

Während wir in Runde 1 unsere erledigten Donut-Karten auf dem Kanban-Board sofort weiterschieben dürfen, müssen wir in Runde 2 warten, bis das Feld des nächsten Teammitglieds wieder leer und abgearbeitet ist. Erst dann dürfen wir unsere Karte ins „To Do“-Feld schieben.

In Runde 1 wuseln wir umher und produzieren Donuts. Jeder rotiert und erledigt so viele Donut-Glasuren wie möglich. Durch die unterschiedliche Verteilung der zu glasierenden Steine im Team bilden sich allerdings Bottlenecks: Engpässe, die darüber entscheiden, wie viele Donuts tatsächlich fertiggestellt werden.

Ich habe meine beiden Steine zwar schnell gesetzt und schicke damit viele Aufgaben ins System – der Durchfluss erhöht sich dadurch aber nicht, weil es an anderer Stelle der Produktion stockt.

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In Runde 2 kommt es uns vor, als seien wir weniger produktiv, weil jeder immer wieder innehalten und auf die nächste Karte warten muss. In den Wartezeiten beginne ich mit meinem Männchen weiter nach oben zu fliegen, mir einen Überblick zu verschaffen und den Fortschritt im Prozess zu beobachten.

Durch diese Entschleunigung entsteht ein gleichmäßiger Flow und ich bemerke, dass ich zwischendurch Zeiten mit Leerlauf habe, in denen ich andere Aufgaben übernehmen und mein Team unterstützen könnte.

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Auswertung

Gemeinsam mit Yvonne rechnen wir die Zeiten und die fertiggestellten Donuts durch und kommen zu der Erkenntnis: Die Durchflussgeschwindigkeit – also die Zeit, die ein Donut braucht, um den gesamten Prozess zu durchlaufen – ist in beiden Runden fast identisch.

Unterschiedlich ist hingegen die Arbeitsweise: Ständiges Rotieren in höchstmöglicher Geschwindigkeit in Runde 1 – ohne die Auswirkungen der eigenen Arbeit am Endergebnis (in diesem Fall der Donut-Anzahl) direkt sehen zu können – im Gegensatz zu gleichmäßigem Erledigen der eigenen Aufgabe und mehr Zeit für Reflexion und sauberes Weitergeben der To Do’s in Runde 2.

Außerdem: Wenn die Donut-Produktion nun plötzlich aufgrund äußerer Faktoren umgestellt werden müsste – sagen wir auf Lebkuchen – und schon Unmengen von Materialien im System wären, könnte das in Runde 1 die Schließung der Produktion bedeuten.

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Fazit

Am Ende der vier Stunden rattert es in meinem Kopf und ich nehme diese drei Kanban-Prinzipien für mich mit, um sie in meinen täglichen Workflow zu integrieren:

1. Visualisiere den Arbeitsfluss

Nur wenn ich sichtbar abbilde, welche Aufgaben es im System gibt, wer in welcher Reihenfolge daran arbeitet, und vor allem – wo der Prozess immer wieder ins Stocken gerät – kann ich den Prozess auch verbessern.

2. Vermeide Multitasking

Machen wir uns nichts vor: Mehrere Aufgaben gleichzeitig zu beginnen, weil alle besonders wichtig erscheinen, mag zwar den Anschein haben, als sei es effizient, ist aber eigentlich genau das Gegenteil! Daher lieber: eine Aufgabe nach der anderen konzentriert bearbeiten – ganz nach dem Motto:
„Stop starting, start finishing!“

3. Verbessere den Prozess kontinuierlich

Je nach Ressourcen ist es sinnvoll, den WIP (Work in progress) im System zu begrenzen – also die Aufgaben, die aktuell bearbeitet werden, gering zu halten.
Es läuft gut? Dann kannst du das Limit beibehalten oder erhöhen.
Es läuft nicht so gut? Senke das Limit! Nur so können Aufgaben auch abgeschlossen und die fertigen Donuts an den Kunden geliefert werden.

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Gemeinsam mit Kristian Borkert von JURIBO Legal & Consulting hat Yvonne Ietia die Plattform und verschiedene Trainings-Welten in Minecraft aufgebaut.

Sie haben Interesse an einem virtuellen Training in Minecraft oder an der Nutzung der Plattform inklusive weiteren Agile Games? Nehmen Sie gerne Kontakt auf: y.ietia@heupel-consultants.com
Tel.: 0173 7064 164

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