Gute (virtuelle) Meetings durchführen – Teil 1
Eine Herausforderung aktueller denn je
Im Folgenden lesen Sie über:
- Eine grundsätzliche Betrachtung des Themas Meetings
- 10 konkrete Tipps für Ihre virtuellen Meetings
Eine grundsätzliche Betrachtung des Themas Meetings
Zunächst die gute Nachricht:
Vielleicht sind es ja gerade die Herausforderungen der aktuellen Krise, der erhöhte Bedarf, sich virtuell zu besprechen, die Ihnen den Anstoß geben, grundsätzlich die Qualität Ihrer eigenen Meetings (als Besprechungsleiter oder als Teilnehmer) genauer zu betrachten und einen nachhaltigen Verbesserungsprozess einzuleiten – denn:
Meetingzeit ist teuer!
Und jedes Meeting kann mit Fug und Recht als Investition angesehen werden, für die ein „Return on Invest“ erwartet werden darf und muss. Klar gesagt: Es muss sich „lohnen“, Menschen in einem (virtuellen) Meetingraum zusammenzubringen. Es ist professionelles Gebot für ALLE Beteiligten, mit Meetingzeit verantwortungsbewusst umzugehen.
Ich sehe gerade viele Artikel zu dem Thema „virtuelle Meetings“, mit vielen praktischen Tipps, und doch richten diese Beiträge den Blick oft lediglich auf den Einsatz virtueller Meeting-Plattformen und nützlicher digitaler Werkzeuge.
Ich habe jedoch das Gefühl, dass diese gutgemeinten Tipps vielen Menschen und Organisationen oft nicht wirklich dabei helfen, effektive und effiziente Meetings zu leiten und zu realisieren.
Grund dafür ist, dass der richtige Einsatz digitaler Tools zwar einen wichtigen Anteil leisten kann, virtuelle Meetings gut zu steuern und durchzuführen, dies aber wirkungslos verpufft, wenn die eigentlichen Grundlagen guter Meetings – unabhängig davon, ob sie präsent oder virtuell durchgeführt werden – nicht bedacht oder beherrscht werden.
Man kann also sagen:
Virtuelle Meetings in einer Organisation haben kaum eine Chance „gut“ zu sein, wenn es die Präsenzmeetings nicht schon waren!
Das virtuose Beherrschen digitaler Tools alleine führt nicht automatisch zu guten Meetings. Was braucht es also? In erster Linie die Beachtung derselben Grundlagen guter Meetings, die auch für Präsenzmeetings gelten.
Und genau darum wird es in Teil 2 des Blogs gehen: die Grundlagen.
Zunächst möchte ich jedoch 10 wertvolle Tipps mit Ihnen teilen. Probieren Sie diese in Ihrer Praxis aus, sammeln Sie damit Erfahrungen, und überlegen Sie, wie Sie diese – ggf. auch modifiziert – nutzbringend einsetzen können.
10 konkrete Tipps für Ihre virtuellen Meetings
- Thematisieren Sie die besonderen Herausforderungen virtueller Meetings mit Ihren Teilnehmern – insbesondere, wenn diese wiederholt mit gleichem oder ähnlichem Teilnehmerkreis stattfinden werden. Nutzen Sie die „Auftaktveranstaltung“ und Zwischenresümees, um darüber zu sprechen, wie Sie und Ihre Teilnehmer gut virtuell zusammenarbeiten können, welche Vereinbarungen („Spielregeln“) Ihnen dabei helfen werden, und vereinbaren Sie dies verbindlich.
- Intervenieren Sie rechtzeitig, wenn das Ziel aus den Augen verloren wird, der Zielkorridor verlassen wird oder Spielregeln und Vereinbarungen nicht beachtet werden.
Grundsatz: „Besser früh und sanft als spät und hart!“ - Nehmen Sie noch mehr (auch ordnende, sortierende) Zwischenzusammenfassungen vor:
„Ich habe folgende drei Aspekte herausgehört: …“
Paraphrasieren Sie wesentlich mehr als in Präsenzmeetings:
„Habe ich Sie richtig verstanden, dass …“
„Sie sind also der Meinung, dass …“,
und geben Sie noch mehr Gelegenheit, Zwischenfragen zu stellen. Machen Sie vorher und im Prozess immer wieder deutlich, dass es absolut in Ordnung ist, Verständnisfragen zu stellen – dass die virtuelle Arbeitsform häufige Rückfragen benötigt, um effektiv zu sein. - Nutzen Sie persönliche Ansprachen und Fragen – „Sie, Ihr, Ich“, statt des unpersönlichen „man“ – und stellen Sie dabei immer wieder einen Bezug zu den Teilnehmern her:
„Für uns/Sie bedeutet dies konkret, dass …“
„Was hat dies nun mit uns zu tun? …“
Dies alles braucht es ggf. noch intensiver, wenn Sie lediglich per Telefon, also nur auditiv arbeiten können. Hier gilt umso mehr: Arbeiten Sie mit noch bildhafterer Sprache, benutzen Sie noch mehr Beispiele und Metaphern. - Arbeiten Sie – wann immer es geht – zweikanalig, also auditiv UND visuell. Achten Sie darauf, dass alle wesentliche Informationen visualisiert vorhanden sind oder im Prozess visualisiert werden. Der gemeinsame Blick auf ein Dokument (geteilter Bildschirm) oder das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument (Dokument freigeben, z.B. via OneDrive) oder in der Cloud (z.B. Ideaflip, MindMeister, etc.) holt Teilnehmer aus einer passiven in eine aktive Haltung und sorgt, wo gewünscht, für echte Beteiligung.
- Das heißt auch: Visualisieren Sie Beiträge live und für alle sichtbar, um zum einen eine für alle sichtbare Grundlage zum ggf. Weiterdenken zu haben, jedoch auch um unterschiedliches Verständnis sichtbar zu machen, und Klarstellungen bzw. Korrekturen zu ermöglichen.
- Visualisieren Sie alle Arbeitsaufträge, Arbeitsszenarien, Arbeitsstrukturen und die wesentlichen zu beantwortenden Fragen. Halten Sie diese während der Arbeitsphasen und dem Austausch für alle sichtbar: Damit steuern und strukturieren Sie den Kommunikationsprozess, erhalten gezielt Informationen und verringern die Wahrscheinlichkeit von zu viel „Story Telling“. Außerdem gibt dies Ihren Teilnehmern Orientierung in und nach abschweifenden Diskussionen und hilft ihnen, wieder in den Zielkorridor der Aufgabe zurückzukehren bzw. diesen gar nicht erst zu verlassen.
- Verabreden Sie, für Fragen auch den Chat zu nutzen, und diese dort zu sichern. Dies hat den Vorteil, dass der Austausch nicht zu oft unterbrochen wird, aber auch nichts verloren geht. Der Besprechungsleiter hat die Möglichkeit, zu entscheiden, wann die Antwort erfolgt bzw. diese Fragen als Teil einer „Offene-Punkte-Liste“ am Ende zu beantworten oder abzustimmen, wann und wie die Beantwortung der Fragen bzw. die weitere Bearbeitung erfolgt.
- Prüfen Sie, wie Sie die eigentliche Meetingzeit verkürzen können! Welche Arbeitsschritte können dem eigentlichen Meeting vorgelagert werden (z.B. Sammeln von zu bearbeitenden Themen, Herstellen eines gemeinsamen notwendigen Wissenstandes, Abholen eines Meinungsbildes)
- Enden Sie immer mit einer gemeinsamen Reflexion mit Blick auf das Ergebnis und den Prozess (wie wir zu dem Ergebnis gekommen sind, wie wir zusammengearbeitet haben) mit dem Ziel:
Immer besser werden!
Jürgen Bohl
Trainer, Berater, Coach, Moderator
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