Die 6 Erfolgsfaktoren guter Meetings

Im Blog Gute (virtuelle) Meetings durchführen habe ich Ihnen bereits zehn konkrete Tipps für Ihre virtuellen Meetings gegeben – insbesondere mit Blick auf die besonderen Herausforderungen der digitalen Zusammenarbeit. 

In diesem Blog geht es um die generellen Grundlagen guter Meetings, unabhängig davon, ob sie im virtuellen Raum oder präsent durchgeführt werden. Sie werden dabei Bestätigung, Impulse und Anregungen finden, die Ihnen zu noch besseren Meetings verhelfen sollen.

Wenn etwas nicht direkt beim ersten Anlauf funktioniert und Ihren Vorstellungen entspricht, haben Sie etwas Geduld und nutzen Sie die Erfahrung, um das nächste Meeting noch besser zu gestalten. Oft muss der neue Ansatz nur etwas modifiziert oder die zugehörige Kommunikation angepasst werden. Bedenken und kommunizieren Sie, dass es nicht die alleinige Aufgabe des Leiters eines Meetings ist, dieses zielorientiert, effizient und effektiv durchzuführen. Es ist professionelles Gebot für alle Beteiligten, hier Verantwortung zu übernehmen.

Wesentliche Grundlagen und Erfolgsfaktoren

Die Erfolgsfaktoren guter Meetings sind im Großen und Ganzen bei virtuellen Meetings dieselben wie bei Präsenzmeetings. Wenn Sie die folgenden Punkte beachten, steht erfolgreichen und effizienten Besprechungen nichts mehr im Wege:

1. Die Relevanz klären (für die Organisation, die Teilnehmer, Stakeholder)
2. Klare Ziele setzen, die kommuniziert und konsequent verfolgt werden
3. Die passende Methodik zur Zielerreichung wählen
4. Die „richtigen“ Teilnehmer mit Blick aufs Ziel einladen
5. Ausreichend Zeit für eine gute Zielerreichung planen
6. Reflexion und Feedback

Reflexionsaufgabe

Sie haben die 6 Erfolgsfaktoren guter Meetings gelesen?

Dann nutzen Sie folgende Struktur, um möglichst viel für Ihre eigenen Meetings mitzunehmen:

Mit Blick auf meine/unsere Meetings …

• Das waren neue Impulse/Ideen für mich: …
• Das hat sich für mich bestätigt: …

Das konkret werde ich beim nächsten Mal anders machen: …

1. Die Relevanz klären (für die Organisation, die Teilnehmer, Stakeholder)

Manchmal sind die besten Meetings die, die nicht stattfinden.

Verstehen Sie mich nicht falsch: Meetings sind zentrale, unverzichtbare Elemente der Kooperation und der Kommunikation – wenn sie sinnvoll angesetzt und durchgeführt werden.

Ich erlebe im Zuge meiner Arbeit an der Besprechungskultur von Organisationen nicht selten, dass man sich trifft, obwohl es nicht wirklich etwas zu besprechen gibt, zumindest nicht in großer Runde, und es auch sonst keinen guten Grund für ein Treffen gibt. Auch bei auftauchenden Fragen, Hindernissen oder Störungen im Tagesgeschäft oder in Projekten wird fast reflexartig entschieden: Wir brauchen ein weiteres Meeting!

Bedenkt man, welche Beiträge die Teilnehmer in dieser Zeit stattdessen für die Organisation leisten könnten, wird die bedeutende Investition, die Besprechungszeit darstellt, schnell deutlich.

Daher lohnt es sich, den Blick darauf zu richten, wie und für wen Thema und Meeting überhaupt relevant sind:

• Warum wollen wir das Thema besprechen und daran arbeiten?
• Wie relevant ist es, dass wir es besprechen?
• Welche Bedeutung hat dieses Meeting für die anstehenden Aufgaben?

Und umgekehrt:

• Was wäre die Folge, wenn wir dieses Thema nicht in einem Meeting bearbeiten?
• Wie schlimm wäre es, wenn wir dieses Thema überhaupt nicht bearbeiten?
• In welchem Kontext ist es zu sehen?
• Wie zahlen das Meeting und seine angestrebten Ergebnisse auf Ziele und Aufgaben 
  … der Organisation, 
  … der Mitarbeitenden
  … der angedachten TeilnehmerInnen ein? 
  („Was hat das mit uns bzw. mit mir zu tun?“)
• Wer ist noch davon betroffen (nach innen und nach außen)?
• Wie ist die Relevanz mit Blick auf die Leitsätze und die Strategie der Organisation zu beurteilen? Gibt es da eine Widersprüchlichkeit? Wenn ja, was folgt daraus?

Ist dann sicher, dass ein Meeting sinnvoll ist, gilt es, die Ziele noch weiter zu konkretisieren und auszufomulieren.

Dieser Artikel ist Teil der Serie Die 6 Erfolgsfaktoren guter Meetings. 

Jürgen Bohl
Trainer, Berater, Coach, Moderator