Die 6 Erfolgsfaktoren guter Meetings – 4

1. Ausreichend Zeit für eine gute Zielerreichung planen

An dieser Stelle möchte ich das, meiner Erfahrung nach, häufigste Dilemma des Themas Besprechungskultur und -qualität ansprechen: Es besteht darin, ein gutes Ergebnis in einem unzureichenden Zeitrahmen erreichen zu wollen.

In meinem Austausch mit Kunden erfahre ich immer wieder, dass das Zeitbudget und die Themen bereits feststehen, bevor die eigentlichen Ziele und der Weg zur Zielerreichung definiert und festgelegt werden. Haben Sie versucht, einmal anders herum an die Sache heranzugehen – also Ziel vor Zeit? Es könnte sich lohnen, denn zu knappe Zeitbudgets gehören zu den häufigsten und zugleich vermeidbarsten Ursachen dafür, dass Meetingziele nicht in angestrebter Qualität erreicht werden. 

Erfolgsversprechender ist es, die bereits vorab beschriebene Reihenfolge einzuhalten.

• Prüfen Sie also die Relevanz und formulieren Sie die ganz konkreten Ziele aus,
• legen Sie dann fest, in welchen Schritten mit welcher Methodik diese erreicht werden sollen, 
• bestimmen Sie dann die dazu notwendigen Teilnehmer und 
• definieren Sie dann erst das notwendige Zeitbudget!  

Greifen Sie bei der Einschätzung der Zeit auf die momentan vorhandenen Erfahrungswerte zurück (ihre eigenen und die anderer). Lassen Sie Ihre Erfahrungswerte im Weiteren anwachsen, indem Sie nach Meetings grundsätzlich reflektieren, wie passend das Zeitbudget war, wo es Verzögerungen gab, ob mit diesen immer wieder zu rechnen ist, welche Spielregeln bzw. alternatives methodisches Vorgehen helfen können. Akzeptieren Sie bei Ihrer Zeitplanung den Irrtum und bauen Sie ausreichend Zeitpuffer für Unvorhergesehenes ein.

Wenn ich zu wenig Zeit für eine zielorientierte Bearbeitung eines Themas zur Verfügung stelle, kann dies dazu führen, dass ich am Ende mehr Zeit und Ressourcen aufwenden oder ein zweites Meeting ansetzen muss.

Dieser Artikel ist Teil der Serie Die 6 Erfolgsfaktoren guter Meetings. 
Zum Überblick geht’s hier.

Jürgen Bohl
Trainer, Berater, Coach, Moderator