Die 6 Erfolgsfaktoren guter Meetings – 3

1. Die passende Methodik zur Zielerreichung wählen

„Was?“ und „Wie?“ sind zentrale Fragen, wenn es gilt, den Weg zum Ziel festzulegen. Was will ich in den einzelnen Arbeitsschritten auf dem Weg zum Ziel erreichen und wie (mit welcher Methodik und Arbeitsform) werden wir vorgehen? Oft stellt der Blick auf Etappen und Etappenziele eine Herausforderung dar, weil die „richtige“ Vorgehensweise nicht von Anfang an ersichtlich ist.

Um z.B. die Arbeit im Projekt zu optimieren, kann ich die Beteiligten direkt nach Verbesserungsvorschlägen fragen. Ich kann aber auch den Status Quo reflektieren, beleuchten, was gut läuft, um dann Optimierungsbedarfe herauszuarbeiten, diese ggf. zu priorisieren und dann konkrete nächste Schritte festzulegen.

Sowohl der kurze als auch der lange Weg, sowie Mittelwege, können erfolgreich sein. Es geht darum, zu bedenken, wann die richtig guten Ideen und Beiträge entstehen: Passt die Methodik nicht zu den Meetingzielen, laufe ich Gefahr, dass in der knapp bemessenen Zeit nur erste, bereits vorhandene Ideen genannt werden. Die richtig guten Ideen („Was wir eigentlich tun müssten …“) werden oft erst nach dem Meeting klar und finden möglicherweise gar keinen Raum. Wenn die Methodik jedoch passend gewählt ist, gibt es genug Zeit und Schleifen, um die offensichtlichen Optimierungsvorschläge von den richtig guten zu selektieren.

Ein Kunde, der in seiner Organisation unter anderem wegen der Qualität seiner Meetings und Workshops geschätzt wird, sagte zu mir: „Natürlich könnte ich sagen: Wenn ich wissen will, wie ein Projekt besser werden kann, dann frage ich direkt danach. Teilweise hilft das auch. Doch die Erfahrung hat mich gelehrt, dass ich manchmal mehr Zeit investieren muss – dass es noch etwas vorweg braucht.“ Und er ergänzte seine Aussage mit folgendem Bild: „Der Springreiter stellt normalerweise sein Pferd nicht vor das Hindernis und sagt: Spring jetzt! Die beiden nehmen Anlauf, legen zwischen den Hindernissen immer einen gewissen Weg in einem gewissen Tempo zurück, bevor das Hindernis gemeinsam überwunden wird. Dabei bringen beide ihre speziellen Kompetenzen ein und lassen diese zusammenwirken. Und am Ende gibt es ein Ergebnis.“ 

Folgende Fragen helfen Ihnen, die richtige Methodik und den richtigen Weg zu bestimmen:

• In welchen Schritten, auf welchem Weg, werden wir die Meetingziele erreichen? (Regelmeetings: hier ist oft der kurze Weg ausreichend)
• Welches Vorgehen/welche Methodik ist zwar Teil unserer Besprechungskultur, ist aber häufig nicht wirklich zielführend?
• Welche Methoden und Arbeitsformen möchte ich (stattdessen) einsetzen/ausprobieren, damit wir möglicherweise effektiver und effizienter arbeiten?
  Welche Spielregeln bzw. Vereinbarungen helfen uns, hier gut zusammenzuarbeiten?

… und im laufenden Prozess (und dies gerne schon vorab einkalkulieren):

• Wann interveniere ich, verlangsame oder beschleunige ich, gebe ggf. eine neue Richtung vor (und wie)? 
• Wann lasse ich ggf. Diskussionen, Verzögerungen und Störungen zu?

• Die „richtigen“ Teilnehmer mit Blick aufs Ziel einladen

Eine Stellschraube mit „Quick Win-Potential“, an der ich mit meinen Kunden meist schon früh im Veränderungsprozess drehe, ist der Auswahlprozess der Teilnehmer eines Meetings. Dabei gilt: Wählen Sie die Teilnehmer immer nach dem Ziel des Meetings aus, nie nach dem Thema. Die Tatsache, dass jemand „mit dem Thema oder dem Projekt zu tun hat“ sollte nie der einzige Grund sein, diese Person zum Meeting einzuladen.

Unmittelbarer Effekt ist: 

1. Die Teilnehmerrunden werden meist kleiner, aber „schlagkräftiger“ und arbeitsfähiger.
2. Die Meetingzeit verkürzt sich oft und die Ergebnisse können besser werden.
3. Diejenigen, die dieses Mal nicht eingeladen werden, können in dieser Zeit andere wertvolle Beiträge für die Organisation leisten.

Prüfen Sie also:

• Wer muss dabei sein, damit das Ziel überhaupt erreichbar ist? 
• Wie lautet der genaue Auftrag an die Teilnehmer in diesem Meeting? 
  Ideen liefern, Wissen/Erfahrungen teilen, Handlungsempfehlungen formulieren, Entscheidungen treffen?
• Wer soll noch dabei sein? Beispielsweise Personen, die Qualität hinzufügen können 
  (weitere Ideen, Erfahrungen, andere Blickwinkel). 

Dass manchmal (aus rein politischen Gründen) auch Teilnehmer hinzugeladen werden müssen, die nicht in dieses Schema passen, ist eine Tatsache – um gute Meetingergebnisse zu erzielen, versuchen Sie nach Möglichkeit, dies zu vermeiden.

Dieser Artikel ist Teil der Serie Die 6 Erfolgsfaktoren guter Meetings. 
Zum Überblick geht’s hier.

Jürgen Bohl
Trainer, Berater, Coach, Moderator